Notionに最強のタスク管理術GTDを導入する方法

Notionに最強のタスク管理術GTDを導入する方法
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Notionは多くのことができるアプリとして有名ですが、個人的に最大限にNotionを活かせる分野がタスク管理だと思っています。

そして、そのタスク管理の中でも最強と謳われているGTDですが、このGTDはNotionとの相性が抜群に良く、NotionはGTDを行うために生まれてきたアプリだと語る人もいるほどです。

今回はそんなNotionとGTDを人生に導入するために、GTDの解説と合わせて導入方法を説明していきます。

Notionのタスク管理以外の使い方については以下の記事をご覧ください。

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目次

GTDとは?

Getting Things Done(仕事を成し遂げる)は35歳までに35種類の仕事をしてきたと主張している生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱。

一言で言うと、「頭の中でゴチャゴチャしているタスクを吐き出し、整理して効率良く処理していく生産性フレームワーク」です。

「気になることを頭の中から全て追い出し、それらを整理することで全てをコントロールしている水のような心(Mind Like Water)を得る」を重要なコンセプトとし、5つのステップを通じてこの状態を実現させます。

GTDは多くの個人から企業まで多くの人が導入しており、フォーチュン100に選ばれている企業のうち、約40%の企業が実際に利用しているようです。

GTDの基本

「より良い結果を得たいなら目標の設定は忘れて、仕組みに集中する」とジェームズ・クリアー式 複利で伸びる1つの習慣で語られていましたが、GTDはこの仕組みの部分を助けてくれるシステムです。

前提として

  • 仕事とプライベートを分けないこと

を注意点として挙げ、下記5つのステップを通じて仕事とプライベートをコントロールし、人生において望む結果を手に入れることを目標とします。

  1. 把握する
  2. 見極める
  3. 整理する
  4. 更新する
  5. 選択する

以下それぞれのステップをNotionでの導入方法を解説しながら見ていきます。

NotionにGTDを導入する方法

Notionの大きな特徴としてデータベースの機能がありますが、このデータベースの機能がGTDを運用する上で大きな役割を果たしてくれるのです。

1. 把握する

このステップでは「頭の中の気になること全てを書き出す」ことを行います。

デビッド・アレンは「人の頭は、アイデアを生むところであって、アイデアを保存するところではありません。」と著書全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術で述べています。

GTDという外部システムにやるべきことや、期日を保存しておき、人の頭では、本来やるべき創造的なアイデアを考える場所として活用することが「把握する」ステップの主な役割になります。

ではまず、Inboxという全てのタスクを入れるページを用意し、ひたすら乱雑に思いついたことを入れていきます。こうして入れられたGTDの全タスクがInoboxというデータベースで管理されます。

Notion GTD Inbox
Notion GTD Inbox

NotionのTable Databaseページを作成し、

  1. 完了 or 未完了(Status)
  2. タスク(Task)
  3. 期日(Date)
  4. タイミング(Context)
  5. プロジェクト(Project)

の5つをまずは作成すると良いでしょう。この5つがあれば3つ目に説明する「整理する」ステップで最低限の整理を行えるようになります。

このステップではとりあえず、タスクを入れるデータベースを用意するところまで行ってください。

具体的に「頭の中の気になること全てを書き出す」例としては

  • 頼まれているタスク
  • 取り組んでいるプロジェクトの戦略策定
  • いつか取り組みたいと考えているある分野の学習やプロジェクト
  • 買わなければならないもの
  • 来週彼女と行くレストランの予約

など仕事とプライベート関係なく、全てをこのデータベースにタスクとしてぶち込んでいきましょう。

2. 見極める

この見極めるステップでは

  • タスクを本当にやるべきか
  • 次に取るべき行動は1つで済むか
  • 2分以内でできることか
  • 自分でやるべきか
  • 特定の日付にやるべきか(ミーティングや美容院の予約など)

を見極めます。

以下のフローチャートの流れでタスクを見極めることによって、意思力を無駄に消費することなく、タスクを処理していけます。

GTD フローチャート

Notion上ではこのフローチャートの流れで「把握する」ステップでデータベースに保存したタスクを見ていき、「2分以上かかる」、「自分でやるべき」、「特定の日付が決められていない」タスクのみを抽出して「後でやるタスク」として残します。

この「後でやるタスク」を整理していくことがNotionがGTDを行う上で一番相性が良いタスク管理アプリと言われる所以です。

3. 整理する

整理するステップでは「後でやるタスク」をそれぞれ、使える時間、場所、モチベーションなど最適なタイミングで行えるように明確化させます。

個人的に以下の5つのタグで整理しています。

  • High Energy(高いモチベーション)
  • Low Energy(低いモチベーション)
  • Gap Time(隙間時間)
  • Message(誰かにメッセージを送る)
  • Waiting(何かが起こらないとできないこと)
  • Someday(いつかやりたいと思っていること)

もちろん、人によって整理の仕方は異なるのでご自身が明確化しやすいタグを用意すると良いでしょう。

  • 電車
  • 10分
  • 手続き

こんな感じで場所を細分化したり、かかる時間やタスクの種類によって分類するのも良いと思います。

4. 更新する

更新するステップでは毎週時間を取って、以上で整理したタスクを常に最新の状態に保つことを目指します。

タスクを記入したはいいものの、後回しにしたり、忘れたりして全くモチベーションが湧かなくなり、最終的にそのプロジェクト自体放棄してしまうということがあると思います。

これを防ぐためにプロジェクト毎にレビューの頻度をNotion上で設定し、毎週そのプロジェクトのタスクの進捗を管理します。

この毎週のプロジェクトレビューによって常にタスクが最新に保たれ、再度頭をスッキリさせることにつながり、高い集中を維持できるわけです。

Notion GTDプロジェクト ダッシュボード
GTDプロジェクト ダッシュボード – 毎週のレビューで全てのプロジェクトのタスク状況を最新にする

この画像の[Next Review]というところがレビューすべき日程になります。

プロジェクト毎にレビューすべき間隔を設定し、その日が来たら、このRequires Reviewに表示されるようにフィルターをかけます。

このプロジェクトレビュー用ダッシュボードの作り方はAdvanced GTD Dashboard in Notionの8分50秒をご覧ください。

(英語での説明ですが、Notionを操作しているのがメインなので言語はあまり気にならないと思います。)

5. 選択する

これまででタスクを把握し、見極め整理し更新してきました。

タスクが最新の状態になり、使える時間やモチベーションの有無によるタグ付けも済んでいるはずなので、現在の自分の状況に合わせてタスクを選択していくのみです。

ただ、このタスクの中にも粒度がデカすぎて、取り組みにくいものや進めながら終わらせ方を考えるものもあるかもしれません。

ここで[次にとるべき行動]というリストを新たに作り、各タスクのサブタスクのような形でリレーション(関連付け)を貼ります。

リレーションの貼り方は6分25秒をご覧ください。

Notion GTD - 次にとるべき行動リスト
Notion GTD – 次にとるべき行動リスト

この[次にとるべき行動]リストは何も迷うことなく行えるレベルにタスクを分解し、確実にタスクに着手することを促します。

(なので上記画像の「ブランドロゴ ラフ作成」とか「Insta テーマを考える」はダメな例ですね。。。)

Notion GTD Inbox - 次にとるべき行動リスト リレーション
Notion GTD Inbox – 次にとるべき行動リスト リレーション

これによってタスクを着手するにあたってやるべきことが明確になりました。

後は[次にとるべき行動]リストから自分の状況と合わせてできるものをどんどんこなしていくのみです。

まとめ

・脳はアイデアを生み出すために使い、アイデアを保存するのは外部ツールに任せる
・Notionでタグ付け、DBのリレーション(関連付け)を行うことで最適なGTDシステムを構築できる
・GTDは把握する、見極める、整理する、更新する、選択するの5つのステップで運用する
・整理ステップでタスクを行う最適なタイミングをタグ付けすることによって決定する
・次にとるべき行動リストを作成し、タスクをこなす上での迷いを消すことで無心でタスクを処理していく

自分自身もまだまだNotion、GTDともに完璧に運用できているわけではないので、日々改善していくつもりです。

また、大きなNotionとGTDのシステムに変更を加えたりした場合は随時この記事もアップデートしていきます。

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この記事を書いた人

社会人1年で会社を退職し、個人事業主へ(25)| NotionやObsidianを利用してモダンでグローバルでマッチョなビジネスパーソンになるべく奮闘しています。| 現在Youtubeの企画・運営・編集全てを担う案件を進行中

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