2月から引っ越して新生活+新しい仕事が始まるということもあり、情報整理のワークフローを1週間ほどかけて見直しました。
以前は色々曖昧でNotionとObsidianに同じ情報のページを作ってしまったりとスッキリしない構成で頭がグチャグチャになっていたのですが、しっかりと各ツールごとに要件を定義して整備を進めたところ、運用開始から数週間は非常に上手くいっています。
「ツールはモダンに、役割は明確に」友人に言われた言葉（正確には友人の上司）ですが、今になってみてやっとその言葉の真意に気づかされました。
情報整理のワークフローを見直すきっかけ
以下記事を読んで、アナログ手帳を導入したいと感じたのが最初のきっかけ。
バレットジャーナルについて調べる
・Zoom会議で咄嗟にメモするには、紙の手帳の方が機動性と自由度が高いから
自己流、手帳の使い方
・ToDoを手帳で管理することで、「ToDoを見るためにPCを開いたのに気づけばTwitterを見ていた」なんて悲劇を生まずに済むから
・スマホメモが失礼に当たる場合があるから
以上のメリットを読んでアナログ手帳を導入したいと思った私は以前から気になっていたバレットジャーナルについていくつかの記事を読み漁ります。
以前から月の目標や週の目標をつど振り返るシステムがなく、週の途中には忘れてしまうことを解決するためにもバレットジャーナルのFuture LogやMonthly Logを導入しようという結論に至りました。
アナログ手帳を導入 → 数日でGood Notes5に変更
そして実際に導入してみます。従来のバレットジャーナルで一番使われる日記はObsidianで運用すると決めていたので、アナログ手帳ではFuture LogやMonthly Logに加えて、「マインドスイープ」という頭のゴチャゴチャを図など自由な形式で吐き出すページを毎日作ることにしました。
これがかなり効果的でアナログ手帳はほぼ、マインドスイープに侵食されていきます。
そこで思ったのが「マインドスイープをより効果的に使うには結局デジタルの方がいいのでは…?」。
以前よりiPadを持ってはいた私でしたが、その使用用途はほとんどがKindleでの読書。Good Notes5も評判の良さからインストールはしていたものの本格的には利用しておりませんでした。
アナログ手帳を使用するメリットとして「PCやiPhoneだと気が散るところを書くことだけに集中できる」が一番にあったのですが、自分の場合、iPadも特に気が散るツールではなかった（読書にしか使っていないから）ため、アナログのメリットに加え、デジタルで管理するメリットをプラスできるiPadのGood Notes5に変更することに決定しました。
ちょうど良いから情報整理全体のワークフローを再構築したい
Good Notes5を導入し、マインドスイープをしていると頭がゴチャゴチャしていることに気づきます。
そこでその根本原因はもはや無法地帯となっているNotionやObsidianを含めた「タスク」「メモ」「情報ストック」の所在とワークフローを明確化することだと判明。
ここから「情報整理全体のワークフロー再構築プロジェクト」が始まりました。
情報整理のワークフロー再構築プロジェクト
NotionとObsidianは長く使っていくことを決めていたのでこれに加えてGood Notes5。
この3つに加えてさらに他のアプリを導入するのか、各ツールの役割はどうするのかをまず、考えてからワークフローの再構築に取り掛かります。
日々記録していることの洗い出し
各ツールの役割を明確化させるために自分が日々何を記録しているのかを全て把握してみました。
自分がどんな情報を毎日吐き出しているのかがわかり、それをどこに入れていけば良いのかがわかれば頭の中がゴチャつくことはそんなにないはず。
ObsidianやNotionのページやメモの内容をざっと見てどんな種類の情報があるのか粒度を気にせず洗い出しました。
- 日記
- 雑多なメモ
- Webクリップ
- やりたいタスク
- ブログ記事のアイデア
- 人生の考察
- 読書メモ
- レストラン・観光地のリスト
- 事業アイデア
- ライムメモ
- 創作アイデア
- NBAやサッカーの戦術・試合内容
- 習慣リスト
- 持ち物リスト
- 購入検討中のもの
- 悩んでいること
- プロジェクトの概略・進捗
- 投資検討中の企業リスト
- etc.
他にも色々出てきましたが、これらの情報源をグルーピングしつつ、一番管理しやすそうな各ツールに当てはめていきます。
各ツールの役割を定義
Notion
- 各種リスト(DB)
- 残りの仕事管理 + プロジェクト管理
- ハビットトラッカー
- 自分の経歴や人物像について
Notionは基本的に以上の4つのみで運用していきます。
Notionの最大の特徴は「データベース」なので、読書リストやハビットトラッカーなどNotionによってソートやフィルタリング、平均値の算出ができるもののやリレーショナルデータベースによって繋げる必要のあるものの管理を任せます。
Notionはオールインワンワークスペースなのでできることが無限にありますが、それによって自分でも何のページを作ったかわからなくなり、無法地帯になってしまうのが弱点であると思っています。
全てのツールに当てはまることですが、ページ数やフォルダの階層を抑えて、アクセスしやすくすることではじめて第二の脳と言えるのではないでしょうか。
Obsidian
- 日記・週報・月報・年報
- 日々のタスク管理
- 雑多なメモ
- 永久保存ノート
- 人生の原則
Obsidianの特徴は「ノートを繋げる」こと。
1ページでその週の日記を全て振り返れることやタスクの悩みなどを雑多なメモとして日記に紐づけたりできるのでObsidianが一番使用頻度の高いツールと言えます。
Zettelkastenのシステムに沿ったPermanent Note（永久保存ノート）やLiterature Noteなどのノート運用をしていくためにもObsidianは必須でしょう。
NotionとObsidianを使ったプロジェクト管理についてはまた新しく記事を書こうと思っています。
Good Notes5
- マインドスイープ
- 長期目標
- 英語・中国語日記
Good Notes5では前述したマインドスイープや中国語のピンインなどタイピングしきれないビジュアルや記号を書けることが特徴。
朝と夜に必ず開くので毎日長期目標を目に入れることができることもメリット。PCを持ってない時にでも自分の頭の中を掃除できる場所があるというのは安心です。
また、アナログ手帳ではできない書いたものを囲んで自由な単位で動かせるのが便利でたまらないです。
Raindrop
- Webクリップ
Notionに任せていたWebクリップをRaindropにまるっと移行しました。
基本的にプロジェクト管理をするNotionは常に開いていたいので役割が多すぎると都度ページを移動する必要があってかなり不便です。
「All-in-one bookmark manager」の謳い文句であるRaindropはNotionよりもよりWebクリップに関しては優れており、導入する価値はあると思います。詳しくは次回の記事を参考にしてください。
ワークフローを再構築する中で意識したこと
ツールはできるだけ少なく
様々な便利ツールが日々開発されており、「あっちのツールの方が良いかもしれない…」と思うこともあると思います。
しかし、当たり前ですが自分の生活や仕事を効率化して運用していくことがツールの役割であるはず。
最初に自分の時間を少なからず投資してツールを導入しているので最低でもその分は回収しないといけません。
ツールが増えれば最初に投資すべき時間は増えるし、脳内で「これはどこに記録するんだっけ」と考えたり、画面を切り替える時間など日々若干のリソースもかかります。
ツールの数を最小限にして時間も脳内リソースも節約です。
日々行う習慣を最小化+簡略化
ルーティーンは増やせば増やすだけ、複雑にすればするだけ習慣が壊れるリスクが高くなります。
読書や筋トレ、瞑想や日記は良い習慣の代表例として知られていますが、他にも英語学習をしている人は単語学習だったり、投資をしている人であれば決算書を読んだり「やったほうが良い習慣」は無限にあります。
それでも一人の人間が一日にできることなんてたかが知れているので、全てをやっていたら日が暮れてしまいますし、初めてみたはいいものの結局習慣化できずに時間を無駄にするなんてことの方が多いです。
そんな条件下でできることと言えばスティーブ・ジョブズじゃないですが「シンプルにすること」ではないでしょうか。
「本当に今の自分に必要なこと」と「その習慣の取り組み方」を必死に考え抜いて最小のことを最短の手順で行えるようにする。そしてそれを効果的な習慣として人生に活かせるようにする。
これを常に意識しています。
馴染まないことはやらない
最初はGTDやZettelkastenなど世界的に有名なシステムや有名なNotionテンプレートを使ってみるのは大切ですが、運用していく中で自分に必要ない部分と足りない部分を洗い出してオリジナルに作り変えていくことが重要です。
GTDやZettelakastenだって元々は発明者の運用ワークフローであり、その人に最適化されたものです。
一応再現性の高い形で共有してくれているものの万人に完璧に適応するシステムなどあるわけがない。
どんなに効果的と言われているシステムもツールも自分に合わないと思ったら他のを試してみたり、良い部分だけ他のシステムに適用してみると楽になると思います。
自分に最適化された生産性システムを目指していきましょう！
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